当您注册参加一个展览会后，展商应向主办机构索取有关的信息和资料，如展馆平面图和参展商手册等。
　　接下来就是根据准备事宜制定出一个精确的时间表。通常主办机构提供的信息包括相关事项的截止日期。
　　深入的准备任务包括：
　　造一个详细的预算；
　　按每项任务制定所有参展人员的职责范围；
　　考虑展台的尺寸、（在展馆内的）地点并设计展台；
　　装修和运输公司的不同报价（包括相关的服务和价格）；
　　将在展台上展示的产品清单；
　　推广资料 （展会前和展会中）；
　　一个完整的广告和传讯计划；
　　选择展台上的员工，对他们给予指导/培训；
　　参展员工的旅行和住宿；
　　发给现有和潜在客户的邀请；

　　展台是成功参展的重要因素。
　　展台的概念和设计是由参展目的来决定的，因为我们的问题是：“通过这个展台我们应该达到什么？”
　　展台第一重要的特点是其尺寸和在展览馆里的位置。展馆的特点，如天花板的高度、入口和通道、相邻的展台、紧急出口等在展台设计时也应一一考虑在内。并且要考虑人群流动的方式，了解人潮在整个展览会场移动的方向，通常人流量最 高的地方是近入口及出口处、洗手间、休息室及饮食区
　　根据参展目的，展商可在展台设计中遵循四个不同的战略定位概念：
　　以产品为导向的定位概念。它旨在呈现在展台上展出的产品的技术层面。研究表明75%的展商主要是遵循这一概念。
　　以解决方案为导向的定位概念。它旨在演示展商量身定制、以客户为导向的解决方案的竞争力。69%的展商试图将这一概念蕴涵在其展台设计里。
以沟通和活动为导向的定位概念。它旨在从情感的角度吸引观众的注意力。33%的展览商遵循这一概念。
　　以竞争为导向的定位概念。这一概念旨在显示参展公司属于某个业务领域，并且区别于其竞争对手。从展商的角度看，这一概念的重要性要低于其它三个。
　　您选择的战略定位概念将决定您的展台尺寸和特性以及您将展示的产品。不过，展示太多的产品会有损您的成功参展。总的来说，展出的产品是越少越好！
　　其他辅助展示选择还包括模特、图表、图片、电影、录像、幻灯片、艺术家的现场表演（有无音乐均可）。但这些额外的展示和吸引活动不应干扰与观众的交流。
　　作为与观众交流的一个特别平台，展台可以被划分为三个区域：
　　静态区（吸引）用于吸引路过的参观者的注意力和激发他们的兴趣。这可以通过相关的吸引眼球的方法来实现；
　　动态区（获得）用于接近参观者并发现他们的兴趣所在；
　　深度区（洽谈），可在此详细介绍产品，可洽谈报价，也可在此签定合同。为达到这些目的，必须保证此区域既不太拥挤，也不受强噪音的干扰。

　　展台结构清晰、富有逻辑性以及通过设计反映企业识别也是很重要的。为取得一个恰如其分的企业展台设计，应将以下因素考虑在内：
　　一致的企业标志展示；
　　使用企业专有的颜色和字体；
　　展台上提供的信息资料的设计也要体现一致性 （产品目录， 小册子， 图像）；
　　一致的、以目标为导向的展台布局；
　　参展员工举止及外表与企业哲学相吻合。

　　在展台上，与参观者沟通并传递信息给他们是展商主要关注的事项。在这方面，展台的设计，对展示产品和信息的选择，对参展员工的组织和资格核定都是重要的。一个以沟通为设计导向的展台将强调互动的对话，而一个以信息传递为设计导向的展台则将重心放在企业的形象。

　　员工是参展成功的第三大因素。应根据专业技能和人际沟通技巧来选择展台员工（展览会经验，外语能力，开阔的思路）。
　　开展前指导参展员工考虑所有参展因素（展台设计，每位员工的职责范围，展览目标等）是至关重要的。这一点经常被展商低估或忽略。
　　需要哪些类型的参展人员呢？应考虑以下方面：
　　管理；
　　业务；
　　技术；
　　外聘员工以协助内部的参展员工 （口译、笔译、接待）；
　　展台主管 （展会协调员） ；
　　发言人。

　　首席行政人员及商业领袖通常也夹杂在专业展会的参观群里，他们希望在展台上见到合适的对话人员。
　　在展会进行中，展台主管的主要职责就是协调。他不仅负责所有组织和技术方面的事宜，也是参展企业与主办机构之间的链条。

　　关于展品的选择，应考虑以下事宜：
　　仅展示体现最新技术水平和设计的产品；不要把陈货拿来展出；
　　仅展示能在可预见的时间里交货的产品；
　　对最新研究成果的展示应强调展商的技术竞争力；
　　须对所有展品提供详细的信息资料；
　　动的或运行中的展品比静止的展品能吸引更多的参观者。

1,展前
　　展前的主要沟通目的是表明公司将参展，并获得尽量多的高质量参观者。目标是根本，否则对展会的投资将付之东流。因此，吸引和邀请参观者拜访您的展台是展前最重要的行为之一
　　1、在展览前三个月，可以在专业杂志上刊登至少一篇以上的广告报道；
　　2、展商可与展览会及其赞助合作单位均进行网站连接，借此提高公司及网站知名度；
　　3、在宣传资料中提供详细的出展产品资料，以提高展览会现场辩识度。
　　4、提前联系买家。据报道，买家光顾那些在展前寄发过邀请函的企业展位，比参观其他公司的展位机会大4倍。提前将刊有自己产品彩页的专业杂志寄给目前及潜在的顾客群，并附信提醒顾客，这些产品将于展会上展出，同时赠上展会人场券或贵宾卡，附注自己的摊位号，使客商感到十分荣幸来展会参观。
　　5、网页宣传：参展厂商亦可在参展前，制作自己的宣传网页在网上做宣传并做链接，提高自己产品的知名度，并与自己的客户在网上探讨技术问题，相约在展览期间的会谈。
　　6、针对特定目标群体的直邮 （决策人，政府官员，媒体，意见领袖等）；
　　7、在会刊/参展商光盘里投放广告。几乎所有的展会的主办机构都会发行含参展企业名单的会刊或光盘。展商是可以在这些出版物里做广告。
　　8、制作一些小册子，介绍展会当地的交通、旅游、食宿、风俗等情况，免费派发给展会参观者。由于相当一部分参观者远道而来参加展会，参展之余确实想在展会当地和周围四处走走，这些小册子正好能帮上大忙，所以十分受欢迎，这也间接地是参观者对印制和派发这些小册子地公司产生好感。

2． 展中
　　除展位设计以外， 展台上提供的信息资料也扮演着重要的角色。有关信息资料发放中的“什么”，“怎么”，“何时”，“给谁”等都应该仔细斟酌。同样重要的是精确估计提供资料的数量。
　　展台上的沟通还包括：
　　多媒体展示，但使用该媒介带来的成功并不总是与制作费用相当；
　　产品/机器演示。在可能的情况下，真的机器应该在展台上运行演示。如果机器能当场制造一些物品并让观众取走则更佳。

　　和媒体进行有效沟通的一种方式是组织新闻发布会，可以直接在展台里举行，也可以在会展中心里租用一个房间来举行，或者，如果有必要的话，在展馆以外的场地进行。但是，因为记者在展期里被若干新闻活动所累，只有那些时间合适、发布有意思的消息和邀请函富有吸引力的新闻发布会才能吸引记者的注意力，并取得成功。

3． 展后
　　带着保有现有客户、并让他们成为您下一次参展的忠实参观者的目的，在展会结束后与参观者进行沟通也是展商最基本的做法。

　　据国外专门机构的调查，参观者对展会各因素的记忆顺序包括：展品吸引力 39%，操作演示 25%，展台设计 14%，展台人员表现 10%，散发资料 8%，展出者的名气 4%。由此可见，参展商并不是有名气就可高枕无忧了，关键在于展会现场的表现。
首先，展品选择是第一位的。展品是给观摩者留下印象的最重要因素。展品选择应依据三项原则： 1、针对性，2、代表性，3、独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容。代表性是指展品要体现展出者的高新技术，生产能力及本行业特点。独特性是指展品要有自己的独到之处，与同类产品相比，明显有别。
其次，参展商的现场展示。现在，很多参展商都采用歌舞表演，有奖问答和视频音频的展示方法。这是因为在静态条件下，并不能说明展品的全部性能，显示全部特征，需要借助其他材料或设备等手段来加以说明，强调及渲染。参展商要注意引导参观者的现场参与，并准备一些小包装样品免费派发。
第三，展台设计。当前，很多展会还以特装修的比例为主要宣传点。各参展商也越来越重视特装修。但特装并非花钱越多，装修越豪华越好。参展商考虑的应是特装能否充分反映自己的形象，吸引参观者的注意力。因此，你可以从几个方面衡量装修是否达到目的：1、展台设计要与展会整体的贸易气氛相协调；2、展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主；3、展台设计需考虑参自身的公众形象，不可过于标新立异；4、不要忽略展台的展示、会谈、咨询和休息等基本功能。
第四，工作人员的配备是展览成功的关键。展台的人员配备可从四个方面加以考虑：1、按展览会的性质选派合适类型或相关部门的人员；2、根据工作量的大小决定人员数量；3、人员的基本素质及个性；4、加强专业知识的培训及产品性能的了解,包括专业知识、产品性能、演示方法等等。
第五，客户邀请。前往专业展会的参观者目标都很明确。所以参展者除了被动地等待客户，开展前要有意识地邀请客户。可采取直接登门拜访、刊登广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。
有经验的大公司做这些事情的时候，并非眉毛胡子一把抓，而是制定周详的计划。参考下表，看一看你做到了吗？
参展计划时间表：
（一）12 个月前：1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，确定全年展览计划；2、与展览主办单位或代理公司联系，取得初步资料；3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。
（二）9个月前：1、设计展览结构；2、取得展览管理公司的设计批准；3、选择并准备参展产品；4、与国外潜在客户及目前顾客联络；5、制作展览宣传册。
（三）6 个月前：1、以广告或邮件等进行推广活动；2、确定旅行计划；3、预付展览场地及其他服务所需款项；4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译；5、安排展览期间翻译员；6、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。
（四）3 个月前：1、继续追踪产品推广活动；2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签；3、将展位结构设计做最后的决定；4、计划访客回应处理程序；5、训练参展员工；6、排定展览期间的约谈；7、安排展览现场或场外的招待会；8、出国展则需购买外汇。
（五）四天前：1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包；2、搭乘飞机至目的地。
（六）三天前：1、抵达，饭店登记；2、视查展览厅及场地；3、咨询运输商，确定所有运送物品是否安全抵达；4、指示运输承包商将物品运送至会场；5、联络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；6、与展览组织代表联络，告知通讯方法；7、访问当地顾客。
（七）两天前：1、确定所有物品运送完成；2、查看租用的设备及所有用品，了解其功能；3、布置展位；4、将所有活动节目做最后的决定。
（八）一天前：1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查；2、将促销用品送达直接分配中心；3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通。
（九）展览期间：1、尽早到会场；2、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心；3、实地观察后尽早预约明年场地；4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，应及时报告总部作出合理答复。一旦应诺，必须按质按期完成；6、将每日情况做成简报通知员工；7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便及时处理及回应。
（十）展览结束：1、监督摊位拆除；2、处理商机；3、寄出感谢卡。